一、学籍电子注册工作：
2005年起，为了有效规范高等学校招生、办学的行为，严肃高等教育管理制度，提升学生管理工作的台阶，教育部学生司建立了“学籍学历信息管理平台”，先对04、05两级研究生开始了学籍电子注册工作，当时的“学籍学历信息管理平台”刚建立不久，有些工作没有办法进行，经过了4年的学籍电子注册探索与研究，现在日趋成熟和完善。从2008年开始，教育部在“学籍学历信息管理平台”中，首先对本、专科生增加了在校生学年电子注册工作。根据教学司[2009]24号文件，从2009年秋季起，在校生学年电子注册的范围扩大至普通高等教育研究生（即学历教育研究生）。
为了进一步做好此项工作，现重点将有关新生学籍和在校生学年电子注册工作的有关事宜作如下说明：
（一）新生学籍电子注册
国家对新生学籍电子注册工作有如下要求：
1.坚持信息修改原则。新生学籍电子注册时，以录取数据为准进行学籍状态标注，原则上不得进行信息变更。确实涉及信息变更的，按下列两种方式进行：
①属招生报名、录取阶段发生的，由学生向省级招生部门申请，经审核变更后报教育部高校学生司确认；
②学生在校期间发生的信息变更，学生向就读学校提交申请，由学校在“学籍学历信息管理平台”中的在校生数据中进行更改，并由省教育厅进行审核确认。
今年省教育厅已不再对因为招生过程中的错误买单，所有在招生工作中的错误今后必须通过招生部门进行修正。
今年对04级开始的所有在校生进行学年注册，完成学年注册后所有数据今后不再进行变更。
2.确保各项数据准确性。新生学籍电子注册是学生学籍管理的重要依据，必须据实准确的完成各项工作。从2009年起，学籍注册工作“年年清”，特别是对放弃入学资格和保留入学资格的学生，将直接影响其再次报考和学籍注册的资格。
除了保证研究生是否报到注册数据的准确性外，新生进行各项信息的核对尤为重要。
由于我校在新生入学报到时采用了网上报到系统，研究生是否在规定时间内履行报到手续，可通过网上进行查询和下载。每年在新生入学报到结束后，我们及时与各学院通过电话进行了核对，确定最后放弃入学资格名单。这些人员不再进入“学籍学历信息管理平台”进行注册工作。
同时为了确保研究生在校期间学籍基本信息的准确性，我们在研究生网上设置了新生学籍信息核对要求。即在培养方案录入时系统自动提示研究生先进行学籍基本信息的核对、以及研究生个人信息的录入工作。研究生如果在规定时间内进行了学籍信息的核对和录入后，系统会在相关的字段中进行标注，对未进行学籍信息核对的研究生，我们会以“招生信息无误”对待。
研究生进行学籍核对和录入后的所有信息，作为研究生学籍信息进行管理，今后在研究生正常学习期间不再受理学籍基本信息变更的申请。
3.按时完成注册和查询工作。按照教育部规定，从今年开始，研究生新生学籍电子注册要求于10月31日前完成注册，并同时由中国高等教育学生信息网（http://www.chsi.com.cn）统一向学生开通在校生学籍状态查询。目前只开通了本、专科生的查询工作，研究生还没有开通，什么时候开通，只能等教育部的通知。
学籍查询系统开通后，每个研究生可上网查询本人的学籍信息及学籍状态。
虽然“学籍学历信息管理平台”中的研究生学籍查询系统没有开通，但研究生可在每年的12月以后，通过研究生院网“学生空间”进行全方位的学籍信息查询。
目前为止，我校在新生学籍注册工作中还存在许多不足，表现在下面几个方面：
①在规定时间内不进行学籍核对及录入工作，这里面主要包括下列几种情形：
a因为各种原因不能按时到校，推迟报到的研究生。有些研究生由于时间紧，对学籍信息不进行核对，匆匆忙忙的敷衍过去，只完成课程注册和培养方案录入就行了。过后发现信息错误，已没办法进行修改。
b入学报到后办理休学、保留学籍手续的研究生；由于这一部分的研究生，有些研究生本人未到校，委托他人前来办理入学及学籍变动手续。因为“学籍学历信息管理平台”对当年获得学籍的研究生只给一次新生注册机会，所以我们只能按招生录取数据进行注册。
对上述两类的研究生，虽然今后不再进行学籍基本信息的修改，但必须要求研究生要进行学生个人信息的录入工作。
②学籍信息有错不及时上报。每学期从入学报到日开始15天之内，是研究生核对和完善学籍信息的时间，如发现基本信息有误，从网上打印“学籍信息更正表”，并提供相关证明于15天内交学籍管理办公室，过期将不再受理。
③个人信息录入不认真。有些研究生为了图省事不认真录入个人信息，特别是我们有些学院的老师让学生“随便写”，造成许多研究生个人信息不准确，给后期工作造成困难。在这里特别提醒大家一定要让研究生如实填写个人信息。
在个人信息里，像政治面貌、联系电话、家庭基本情况等信息，研究生随时可进行变更。但学生证上的优待乘车地，只能录入一次，不能变更，如变更需提供探视人的户籍证明材料。
④不及时填写研究生登记表。通过这一次的评估检查发现有些学院归档登记表不全，我们还是要求研究生必须于入学当年填写研究生登记表，全部收齐后进行归档。
填写研究生登表注意区别“非学历教育研究生”，对代培研究生不能按本校研究生对待，可采取其他方式进行管理，最好不要发放本校的研究生登记表，以免造成研究生本人的混乱。
（二）学年电子注册
从2009年秋季起，每年10月31前必须在“学籍学历信息管理平台”完成普通高等教育在校研究生的学年电子注册工作。学年注册的有关数据和预计毕业生数将反馈到有关就业部门，作为今后招生和就业政策的拟定依据。
未进行学年注册的研究生将无法进入下一年度的注册和毕业工作。为了保证按时、准确无误的完成学年电子注册工作，特别提醒大家做好以下工作：
1.及时完成学籍状态的变更。
①认真做好学籍注册工作。从2010年起，每年秋季的9月1日至15日，规定为各学院进行老生学籍注册时间，各学院争取做到研究生学籍“人人清”。即每位导师名下的研究生的学籍状态要准确，采用什么方法须大家群策群力，出主意，想办法。
②对因故去世的研究生，由学院填写“研究生退学审批表”并附上“死亡证明”，及时上报研究生院；
③所有发生学籍变动的表格，各学院要求有备份。发生学籍变动研究生名单，可从研究生网页下载。
④提醒研究生及时办理复学、恢复学籍手续。
⑤对未进行学籍注册的研究生进行审核，将长久与导师缺乏联系的研究生数据，以学院报告形式反馈到研究生院，经研究生院审核后，进行相应的学籍处理，不再进行学年注册。
2.及时办理提前、延期毕业手续。从2009级新生学籍注册开始，在“学籍学历信息管理平台”中增加了“预计毕业年份”。我校的正常预计毕业年份按硕士2.5≈3年、博士5年的年度来计算，提前毕业和延期毕业按照跳级和留级或降级处理。
①提前毕业的研究生，必须在预计毕业年度的前一年9月份办理提前毕业手续；
②延期毕业的研究生，硕士研究生必须在3月份、春季入学的博士研究生必须在9月份、 秋季入学的博士研究生必须在3月份办理延期毕业手续。
在规定的时间内不办理延期手续的，视为自动放弃学籍。不再进行学年电子注册，将来无法获得研究生毕业证、学位证。
综上所述，研究生的学籍状态，是保证研究生能否毕业的重要依据。所以每学期的注册工作是我们了解研究生在学情况的基本保障，只有认证做好学籍注册工作，才能保证在校生数据的准确无误。
二、学历电子注册工作：
2001年教育部下发了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》（教学[2001]4号），针对当时假文凭、假学历泛滥的现象，开始了学历证书电子注册工作。特别是“学籍学历信息管理平台”建立以来，随着学历电子注册的实施和不断完善，打击了假学历、假文凭，得到社会广泛认可。
及时、准确的做好学历电子注册工作，可以满足用人单位对毕业生学历证书电子注册信息查询的需求，同时有利于毕业生更好地就业，直接关系到毕业生的切身利益，关系到毕业生平安顺利离校，关系到高校乃至社会的稳定。
根据教育部规定，毕业生的就业派遣工作与毕业工作息息相关，稍有不慎就会造成漏报、漏派，甚至造成未毕业先派遣的现象。所以，从2009年开始，省教育厅实施派遣的原则是先报毕业数据，其次进行毕业派遣。
由于我校研究生特别是博士研究生实施的是完成毕业论文后，通过论文评审，就可以进行毕业答辩，几乎是天天都有学生毕业。这就造成我们工作上的被动局面，无法与省教育厅达成一致的步调，为了更好的完成2010届毕业研究生的毕业工作，经与省教育厅协商，2010年毕业博士研究生一个月上报一次毕业数据。
为了能确保毕业研究生顺利毕业派遣，特别请大家做好以下几方面的工作：
1.做好预毕业申报及毕业照拍摄工作
预毕业申报是研究生进行毕业论文答辩和派遣的重要依据，未进行预毕业申报的研究生在毕业年度内将无法进行毕业相关工作。
每年预毕业申报时间为9月份。
每年10月份前后为我校集中拍摄毕业照的时间，毕业照只拍摄一次即可，所有准备毕业的研究生都必须参加毕业照拍摄工作。为了确保学历电子注册工作的正常进行，未拍摄毕业照的研究生将不能进行论文答辩。
因为“中国高等教育学生信息网”上的毕业照片是按年度来进行对接的，对拍摄毕业照，但在当年没有毕业的学生，要求学校通过网上进行毕业年度修改。为了避免修改数据过大，所以每年的毕业照拍摄工作只针对预计毕业的研究生，也就说如果2010年准备毕业就必须参加拍照，不准备毕业就不必参加拍照。
在学校统一拍照时间内无法按时参加者，特别是长期在外地的博士研究生，要求必须于毕业年度的前一年6月至9月之间到本人所在地的新华社图片社指定的地点进行拍照，拍摄后的照片可由新华社图片社寄给学校，也可由研究生本人直接寄给学校。
2.及时上报毕业信息，办理毕业手续
研究生在通过论文答辩后的第二天，应及时在研究生院网页进入“学生空间”，在“录入”中的“学籍基本信息”中，录入“答辩时间”。
各学院研究生秘书，收到研究生答辩材料后，于每月25日前在研究生院网页中的“综合管理”中进入“学籍管理”，在“毕业信息管理”进行“毕业审核”。
研究生秘书对本学院通过论文答辩的研究生及时进行毕业答辩日期的审核确认。
研究生在学院研究生教导员处领取相关毕业材料，办理离校手续。
3.及时办理、领取毕业证
①制作毕业证工作
每季度制作一次，制作毕业证的数据是依据每季度最后一天各学院完成网上毕业审核的数据，具体做证的时间为：
1月3日——13日（截止1月1日前进行毕业审核的数据）
4月1日——10日（截止4月1日前进行毕业审核的数据）
7月1日——10日（截止7月1日前进行毕业审核的数据）
10月8日——18日（截止10月1日前进行毕业审核的数据）
因为年底要向陕西省教育厅上报年度毕业数据，要求所有要进行毕业答辩的学生必须此工作于12月15日前完成。
②领取毕业证工作
1.所有研究生在领取毕业证明要求必须持有“研究生离校手续单”。2.统分博士、硕士研究生的毕业证书在学院领取。培养类别为定向或委托培养的研究生在研究生院领取，领取毕业证时需持有定向或委托培养单位（具有人事调配权的人事部门）出具的介绍信。介绍信要求必须由主管人员签字、人事单位盖章，并注明“同意×××领取毕业证和学位证” 字样。
特别提醒：请他人代领毕业证者，应提交委托人签名的委托书，并提交委托人身份证复印件以及代领人的身份证原件。
详情请参见每年的《关于××××届研究生毕业工作的通知》
三、特别注意的学籍问题
⑴关于姓名和身份证号码的修改
姓名和身份证号是学生身份的重要标识，是高校进行学籍数据管理的关键字段，也是排查冒名顶替者的重要线索。新生凭入学通知书和身份证等有效证件报到入学，经过查验比对，只有学生持有的合法身份证信息与学生电子档案等信息相一致，方能办理报到入学手续。
经学校登记注册后，学生的学籍身份证号码和姓名原则上不能再予以变更。
在学习期间由于身份证号码重号，经公安机关进行身份证变更后，学生可向学校提出身份证号码变更申请，同时提供以下材料。
①学籍信息变更表；
②由公安部门出具的前后身份证变更证明；
③个人户籍登记表，并加盖县一级公安部门（公安分局）公章；
④招生报名时有关登记表。
⑵关于调整专业
学生可以按学校的规定申请转专业。但有下列情形之一的，不得转专业：
①跨科类转专业的（目前理科可以转文科，但文科不能转理科）；
②招生时国家已有明确规定不能转专业的含定向生、国防生等；
③进入第二学期的；
④其他无正当理由的。
⑶关于学籍相关表格
从2010年起，所有学籍表格均采用统一样式的标准表格，纸张大小为A4幅面，各相关单位及学院备份的表格必须加盖“西北工业大学研究生院学籍管理专用章”才能生效。
⑷关于延期毕业的问题
根据《西北工业大学研究生学籍管理规定》“第十九条硕士研究生学制为2～3年，如因特殊原因不能按期答辩，研究生本人须在3年期满之前3个月（即每年的3月份）向研究生院提交延期答辩申请。硕士生在校学习年限最长不得超过5年（含休学时间）。
博士研究生学制为3～5年，如因特殊情况不能按期答辩，研究生本人须在5年期满之前6个月（即3月入学在学制期满前一年的9月份，9月入学在学制期满当年的3月份）向研究生院提交延期答辩申请。博士生在校时间最长不得超过7年（含休学时间）”
①一般情况下，研究生只能办理一次延期手续，第一次办理延期手续的导师、经学院、研究生院教学办签字后，直接研究生院到学籍办办理即可。
②延期审批表中批复的时间是学位论文答辩时间。
③只有因为参与国家重大任务、重大军事活动的研究生才能申请二次延期。第二次提出延期的时间，必须在第一次申请期满前3个月提交申请。提交过二次延期申请的研究生，必须在学位办规定的时间内提交论文（即最长学习年限前的至少6个月），如因论文评审造成不能在最长学籍年限内进行论文答辩时，将终止其学籍及学位相关工作。
⑸关于出国留学的研究生学籍问题
①因私出国留学的研究生必须办理退学手续。
②公派出国联合培养的研究生，不需要办任何学籍变动手续。只需到学生处办理“西北工业大学公派学生出国（境）校内审批表”，交学籍办备份。回国后直接到学生处研究生管理办公室办理相关手续即可。
③公派出国留学攻读学位的研究生，如需要本校学位则：
ⅰ硕士一年级的研究生，出国前必须办理“保留学籍”手续，并随同级研究生在学制年限内进行论文答辩（如：2009级硕士，必须于2012年3月完成论文答辩），超期不回者，视为自动放弃学籍。
ⅱ硕士二年级的研究生，可选择ⅰ，也可选择在出国之前进行论文答辩。选择出国前进行论文答辩的研究生，必须在规定的时间办理“提前毕业”手续。
ⅲ博士一年级的研究生，出国前必须办理“保留学籍”手续，并随同级研究生在学制年限内进行论文答辩（如：2009级9月入学的博士研究生，必须于2014年8月完成论文答辩），超期不回者，视为自动放弃学籍。
⑹关于导师负责制的问题
我校研究生管理实施的是导师负责制，做好研究生学籍管理工作导师的作用不容忽视，尤其在学籍注册、超期研究生的学籍处理工作中我们更应该加强与导师联系，发挥导师的作用。真正做到层层监督、层层负责。
附表1：
研究生学籍基本信息
信息名称 |
备注 |
学籍类别 |
研究生层次，博士、硕士。不能变更 |
学院 |
研究生导师所在学院 |
年级 |
入学年度，不能变更 |
学号 |
不能变更 |
姓名 |
不能变更 |
性别 |
不能变更 |
出生日期 |
不能变更 |
身份证号 |
不能变更 |
民族 |
不能变更 |
培养类别 |
由统分转定向或委培时可申请变更 |
导师姓名 |
提供导师变更手续。 |
专业名称 |
不能变更 |
定向单位 |
不能变更 |
